寄出一封英文 email 之後，等了好幾天都沒有回音，是許多上班族都遇過的情況。想再寫信提醒，又怕語氣太急、顯得不禮貌；不寫的話，事情又一直卡著無法推進。其實在英文商務溝通中，寄送追蹤信（follow-up email）是非常普遍的做法，對方通常只是太忙或漏看了信件。只要掌握適當的時機和語氣，就能有效又有禮貌地提醒對方。
什麼時候該寄追蹤信？
寄追蹤信的時機沒有絕對標準，要看事情的急迫程度和雙方的關係。一般來說，如果沒有特定期限，等待幾個工作天後再追蹤是比較常見的做法；如果事情有明確的截止日，可以在期限前提早提醒，預留對方處理的時間。追蹤得太頻繁容易造成壓力，但完全不追蹤也可能讓事情被遺忘。
追蹤信的開頭：自然地提起前一封信
追蹤信的開頭最重要的是自然、不帶指責。不要寫「You didn’t reply to my email.」這種句子，聽起來像在責怪對方。比較好的方式是假設對方只是太忙，用中性的語氣提起之前的信件。
- I’m just following up on my email from last week. 我想追蹤一下上週寄的信件。
- I wanted to check in on the proposal I sent on Monday. 想跟您確認一下我週一寄出的提案。
- I know you’re busy, so I thought I’d send a quick reminder. 我知道您很忙，所以想簡單提醒一下。
「follow up on」和「check in on」都是追蹤信中最常見的動詞片語，語氣中性又專業。加上「just」可以讓語氣更輕鬆，表示這只是一個小提醒。
清楚說明你需要什麼
追蹤信的重點是讓對方一看就知道你需要什麼回應。很多人在追蹤信中只寫「Any update?」，對方可能還要回頭翻找前一封信才知道你在問什麼。最好簡單重述一次事情的重點，或者直接附上前一封信的內容。
- Could you let me know if the dates work for you? 可以告訴我這些日期是否方便嗎？
- We need your approval to move forward with the order. 我們需要您的核准才能繼續處理訂單。
- I’ve attached the file again for your convenience. 為了方便您查看，我再次附上檔案。
提到期限時的說法
如果事情有時間壓力，可以在追蹤信中說明期限，但語氣要保持禮貌，避免讓人感覺被催促。說明期限的原因，也能讓對方理解為什麼需要盡快回覆。
- Would it be possible to get back to me by Thursday? 方便在星期四前回覆我嗎？
- We’d like to confirm by the end of the week so we can book the venue. 我們希望在本週內確認，才能預訂場地。
- If I don’t hear back, I’ll assume the current plan is fine. 如果沒有收到回覆，我會當作目前的計畫沒有問題。
最後一句是一種實用的策略，讓對方知道沒有回覆也會有預設的結果，事情不會一直卡住。但使用時要注意，只適合用在影響不大的事情上，重要的決定還是應該取得明確同意。
追蹤信的結尾
結尾要簡單、友善，表達感謝並保持開放的態度。不需要寫很長，一兩句就足夠。
- Thanks in advance for your help. 先謝謝您的協助。
- Please let me know if you need any more information. 如果需要更多資訊，請讓我知道。
- Looking forward to hearing from you. 期待您的回覆。
第二次追蹤要怎麼寫？
如果第一次追蹤後仍然沒有回音，可以再寄一次，但語氣可以更直接一點，並考慮換一種聯繫方式。例如詢問是否有其他人可以協助，或者提議用簡短的通話討論。
- I wanted to follow up once more on this. 想再追蹤一次這件事。
- Is there someone else I should contact about this? 這件事我是否應該聯絡其他人？
- Would a quick call be easier? 簡短通個電話會比較方便嗎？
寫追蹤信要避免的幾件事
- 避免使用全大寫或過多驚嘆號，例如「URGENT!!!」，會讓人感到壓力。
- 避免帶有情緒的字眼，例如「I’ve been waiting forever.」。
- 避免在短時間內連續寄好幾封信，給對方合理的處理時間。
- 主旨可以保留原本的信件主旨，方便對方對照前後內容。
追蹤信的完整範例
以下是一封簡短追蹤信的範例架構，可以依照實際情況調整內容：開頭先用「Hi Daniel,」打招呼，接著寫「I hope your week is going well. I’m just following up on the quote I sent last Tuesday.」，然後說明需求「Could you let me know if you have any questions, or if we can go ahead with the order?」，最後以「Thanks again, and I look forward to hearing from you.」結尾。整封信只有短短幾句，卻包含了問候、提起前信、說明需求和感謝四個要素，清楚又不會讓對方感到壓力。
常見問題
追蹤信要另開新信還是直接回覆原信？通常直接回覆原本的信件比較好，對方可以看到完整的來回內容，不需要另外翻找。
用「Gentle reminder」當主旨可以嗎？這個說法在職場上很常見，但有些人覺得帶有一點壓力感，建議依照公司文化和雙方關係判斷是否使用。
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