在外商公司工作、和海外客戶往來，或只是需要讀懂英文的工作郵件，都會遇到一批在課本上不常出現、在辦公室卻天天用到的字彙。這些字不一定很難，但如果不熟悉，開會時可能聽得一頭霧水，寫信時也容易用字不精準。這篇文章依照常見的工作情境，整理幾組實用的辦公室英文字彙，並附上例句幫助你理解用法。
會議相關字彙
- agenda 議程：Let’s go through today’s agenda.（我們來看一下今天的議程。）
- minutes 會議紀錄：Could you take the minutes today?（今天可以麻煩你做會議紀錄嗎？）
- action item 待辦事項：Let’s review the action items from last week.（我們來回顧上週的待辦事項。）
- follow up 後續追蹤：I’ll follow up with the client tomorrow.（我明天會再跟客戶追蹤。）
- reschedule 改期：Can we reschedule the meeting to Friday?（會議可以改到星期五嗎？）
注意 minutes 在這裡不是「分鐘」，而是「會議紀錄」，而且通常用複數形。這是許多人第一次聽到時容易誤會的字。
專案管理相關字彙
- deadline 截止期限：The deadline for this report is next Monday.（這份報告的截止日是下週一。）
- milestone 里程碑、階段目標：We’ve reached the first milestone.（我們已經完成第一個階段目標。）
- scope 範圍：That task is outside the scope of this project.（那項工作不在這個專案的範圍內。）
- priority 優先順序：This is our top priority right now.（這是我們目前最優先的事項。）
- on track 進度正常：The project is on track.（專案進度正常。）
- behind schedule 進度落後：We’re a little behind schedule.（我們進度稍微落後。）
報告與數據相關字彙
- figure 數字、數據：The sales figures look good this month.（這個月的銷售數字看起來不錯。）
- increase / decrease 增加／減少：There was a slight increase in costs.（成本略有增加。）
- trend 趨勢：We can see an upward trend.（我們可以看到上升的趨勢。）
- summary 摘要：Here’s a quick summary of the results.（這是結果的簡短摘要。）
- estimate 估計：This is just a rough estimate.（這只是一個粗略的估計。）
報告數據時，形容變化程度的字也很實用，例如 slight（些微的）、significant（明顯的）、steady（穩定的）。搭配起來就能說出 a slight decrease、a significant increase 這樣精準的描述。
人事與行政相關字彙
- colleague / coworker 同事
- supervisor / manager 主管
- day off 休假日：I’m taking a day off on Thursday.（我星期四請假。）
- work from home 在家工作
- out of office 不在辦公室（常見於自動回覆郵件）
和客戶溝通常用的字彙
- quote / quotation 報價：Could you send us a quote?（可以請您提供報價嗎？）
- invoice 發票、請款單：We’ll send the invoice next week.（我們下週會寄出請款單。）
- contract 合約：Please review the contract before signing.（簽約前請先確認合約內容。）
- feedback 意見回饋：Thank you for your feedback.（感謝您的回饋。）
和客戶往來時，用字通常會比內部溝通更正式、更客氣。例如請對方確認時，用 Could you please confirm…? 會比直接說 Confirm… 禮貌許多。同一個字彙，搭配不同的句型，就能調整語氣，這也是職場英文值得多花心思的地方。
常見縮寫
工作郵件中也常出現一些縮寫，例如 ASAP（as soon as possible，盡快）、ETA（estimated time of arrival，預計抵達或完成時間）、EOD（end of day，當天下班前）。這些縮寫在內部溝通中很普遍，但寫給客戶或正式對象時，建議還是寫出完整說法比較禮貌。
怎麼把辦公室字彙學起來
- 從自己的工作出發：不同產業用字差異很大，優先學習自己工作中真正會遇到的字。
- 收集真實郵件用語：把收到的英文郵件中寫得好的句子存下來，建立自己的句型庫。
- 以情境分類：把字彙依照「開會」「寫報告」「跟客戶溝通」等情境分類，需要時更容易找到。
- 練習換句話說：試著用英文向自己說明今天的工作進度，例如 I finished the first draft, but the design part is still behind schedule.
常見問題
英文不好也能在外商工作嗎？英文能力的要求因職位而異。對多數人來說，掌握工作上常用的字彙與句型，再搭配持續練習，就能逐步應付日常的英文溝通需求。
要先學商用英文還是一般英文？如果基礎還不穩，建議先打好一般英文的基礎；如果已經有基本能力且工作上有需要，就可以針對工作情境加強相關字彙。
辦公室英文字彙其實是一個相對有限、重複性高的範圍。從每天會用到的字開始累積，你會發現看英文郵件、參加英文會議都變得越來越輕鬆。
本文內容僅供一般英語學習參考，學習成效因人而異；語言檢定、留學與簽證等相關規定可能調整，請以官方單位最新公告為準。
